Integracja dla większości pracowników niesie ze sobą pozytywny przekaz: zabawa, rozrywka, odpoczynek. Czas, gdy po wytężonych projektach i zadaniach zespół może się spotkać i pobyć ze sobą bez poruszania tylko i wyłącznie kwestii zawodowych. I choć znajdą się tacy dla których integracja jest udręką czy stratą czasu i pieniędzy to warto zastanowić się, czym jest, a czym być powinna. Jak i po co się integrować i jakie korzyści może wyciągnąć pracownik, a przede wszystkim pracodawca.
Od integracji nie ma dziś ucieczki. Nawet najbardziej sceptyczni i oporni pracodawcy zmuszeni są do przeprowadzania działań integracyjnych. W nowoczesnych firmach bez względu na ich specyfikę, branżę, zakres działalności czy w końcu wielkość funkcjonują zespoły (sprzedażowe, projektowe, czy choćby księgowe). Rozwój każdego biznesu niesie ze sobą konieczność rozwoju struktur i całych zespołów. Aby zespoły mogły sprawnie i skutecznie realizować zadania muszą jednak nauczyć się razem funkcjonować.
Planując integrację warto zatem zacząć od przeanalizowania jak funkcjonują poszczególne zespoły w firmie. Jakie relacje łącza ludzi, na ile efektywnie realizują wspólne zadania, czy zespół lubi ze sobą współpracować, potrafi się wspierać i mobilizować w trudniejszych momentach czy też walczy ze sobą i konkuruje. O ile w pierwszym przypadku łatwo uzyskać poparcie pracowników dla tych inicjatyw, o tyle w drugim trzeba już mocno się postarać. Ale zawsze warto to robić. Korzyści w tym przypadku są obopólne.
Dobrze funkcjonujący zespół to ludzie, którzy nie tylko rozumieją swoje role zawodowe, specyfikę branży, którą tworzą, a także nie tylko ci, którzy błyszczą wiedzą merytoryczną– to przede wszystkim grupa, która potrafi współdziałać, wspierać się i mobilizować, dzielić wiedzą a także lubi ze sobą pracować i widzi sens tej pracy.
Pracodawcy coraz częściej zaczynają doceniać rolę integracji i ją popierać. Dążą także do tego, aby nie kojarzyła się ze spotkaniami tylko alkoholowo- tanecznymi i większą niż zwykle swobodą w relacjach towarzyskich między pracownikami.
Integracja, aby przyniosła oczekiwane rezultaty musi spełniać kilka podstawowych warunków. Pierwszym z nich jest dobrowolność. Do integracji warto zachęcać, ale nie warto zmuszać. O ile zrozumiała jest jedno czy dwurazowa nieobecność, o tyle w przypadku jawnego unikania spotkań z zespołem warto dociekać i analizować, dlaczego tak się dzieje. Postawa pracownika w stosunku do integracji bardzo wiele mówi o tym jak czuje się on w grupie, w której pracuje, na ile identyfikuje się z zespołem, jak jest przez niego oceniany i jak sam go ocenia. Poświęcając odpowiednią ilość czasu na uzyskanie takiej informacji mamy szansę na zyskanie informacji o dysfunkcjach zespołu lub ewentualnych trudnościach (np.komunikacyjnych pracownika zespołu), które uniemożliwiają aktywne uczestnictwo lub w najlepszym przypadku maksymalnie je ograniczają.
Inną ważną kwestią w planowaniu integracji jest jasne postawienie celu- czemu to spotkanie ma służyć i jaką formę przybrać. Czy zespół ostatnio wykazywał się i jest to forma nagrody czy wręcz przeciwnie- relacje się psują i ludziom trudniej jest się komunikować i pracować ze sobą. Mając jasny obraz i dobrze zdefiniowany cel łatwiej i skuteczniej możemy przeprowadzić działania.
Kolejnym istotnym z punktu widzenia pracownika elementem jest zebranie (czy tez próba zebrania) informacji, jaki rodzaj integracji jest najbardziej pożądany i akceptowany przez pracowników. Nie każdy bowiem odnajdzie się w całonocnej imprezie z alkoholem czy spływie kajakowym. Rolą działu HR nie jest spełnienie oczekiwań wszystkich pracowników, co nigdy nie będzie możliwe, ale uwzględnienie takich elementów, które nie wykluczą żadnej z grup pracowników i umożliwią aktywne uczestnictwo. Dobrym rozwiązaniem stosowanym coraz częściej i chętniej przez firmy są ankiety wewnętrzne przeprowadzane po każdej większej inicjatywie. Daje to obraz tego, co nie zawsze pracownicy chcą powiedzieć wprost.
Integracja powinna być także dobrze zaplanowana w czasie. Nie powinno się jej organizować w chwili, kiedy firma przeżywa największe zmiany, kiedy nie ma jasności, co do zatrudnienia. Integracji nie należy traktować, jako zasłony dymnej, odpowiedzi na kłopoty, rekompensaty dla pracowników. Nie należy jej także organizować w celu odwrócenia uwagi od innych istotnych rzeczy, które dzieją się lub mają wkrótce nastąpić.
Ważną częścią integracji jest zaproszenie do niej znaczących osób w firmie lub zespole. Nie oznacza to jednak konieczności zacieśniania więzów menadżerów z personelem sprzątającym. Obecność menadżera jest natomiast sygnałem dla pracowników, że dana inicjatywa jest ważna i popierana z punktu widzenia przełożonych. Warto zatem brać w niej udział i budować wzajemne relacje.
Dobrze zaplanowana, zorganizowana i przeprowadzona integracja jest w stanie umocnić i usprawnić zespół, a także przyczynić się do zwiększenia identyfikacji z nim i całą organizacją. Błędy wynikające z braku świadomości odnośnie jej roli i funkcji są za to kosztowne a niekiedy nieodwracalne. Potrafią zespół podzielić i zniechęcić – nie tylko do pracy, ale i do całej organizacji. Planując integracje dobrze, zatem dokładnie zweryfikować, które jej elementy w naszej firmie sprawdzą się najlepiej i pozwolą osiągnąć spodziewany efekt.
Autor: Anna Kowalczyk, psycholog , specjalista ds. HR w Nexio Management
Nie od dziś wiadomo, że zintegrowany zespół funkcjonuje dużo bardziej efektywnie. I cieszy mnie to, że tyle firm obecnie bardzo zwraca uwagę na to, aby co jakiś czas organizowane były imprezy integracyjne. To na pewno wyjdzie każdej firmie na dobre 🙂
Ankiety to dość ciekawe rozwiązanie, jednak ich wynik w dużej mirze może zależeć od ogólnego zainteresowania potencjalną imprezą. Myślę że przy organizacji eventu firmowego warto połączyć kilka dość od siebie różnych elementów. W taki sposób by każdy pracownik na imprezie znalazł coś dla siebie.